Wanneer je klant wordt bij Customs Support en import- of exportdocumenten nodig hebt, dan moeten wij daarvoor een machtiging ontvangen. Wij kunnen alleen met een machtiging als douaneagent optreden. Wanneer (potentiële) klanten ons een machtiging geven dan zijn er wel een aantal strikte richtlijnen waaraan moet worden voldaan. Deze richtlijnen zijn er om ervoor te zorgen dat zowel Customs Support als haar klanten volledig compliant zijn met alle regels en voorschriften die zijn opgesteld door de Douane en de Belastingdienst. Customs Support is ook AEO gecertificeerd, en om dat te blijven kunnen we niet van de richtlijnen afwijken.
Hieronder vind je een checklist van alles wat je nodig hebt om een machtiging te verstrekken. Waar van toepassing zullen we een aantal zaken extra uitlichten of we geven extra uitleg op punten waarvan we hebben geconstateerd dat er regelmatig zaken gecorrigeerd moeten worden.
De machtiging
Het machtigings- of Power of Attorney-formulier moet volledig en correct worden ingevuld. Het formulier moet vervolgens ondertekend worden en alle pagina’s moeten worden teruggestuurd. Het btw-nummer en het EORI-nummer moeten correct zijn. Deze worden gecontroleerd.
De handtekening
De handtekening op het formulier moet identiek zijn aan de handtekening op het identificatiebewijs van degene die het formulier ondertekent. Een kopie van dit identificatiebewijs moet aan het formulier worden toegevoegd. Deze kopie wordt gebruikt om de handtekening te controleren. BSN-nummer en foto mogen eventueel onleesbaar gemaakt worden.
De persoon die het formulier ondertekent moet genoemd worden op het uittreksel van de Kamer van Koophandel als zijnde bevoegd om een machtiging te geven. Wanneer je bedrijf niet in Nederland is geregistreerd hebben we een uittreksel nodig van de Handelskammer, het Companies House, of een andere organisatie die een dergelijk uittreksel verstrekt in het land waar je onderneming geregistreerd is.
In sommige gevallen moeten alle mensen die op het uittreksel zijn genoemd het formulier ondertekenen. Van iedere persoon die het formulier ondertekent, dient een kopie van het identificatiebewijs te worden bijgevoegd. Ook hierop mogen BSN-nummer en de foto onleesbaar gemaakt worden.
Het formulier kan ook ondertekend door iemand die daartoe gemachtigd is. Die machtiging moet dan weer ondertekend zijn door degene die op het uittreksel vermeld staat. Van die persoon moet dan ook een kopie van het identificatiebewijs worden toegevoegd. Ook op deze kopie mogen het BSN-nummer en de foto onherkenbaar gemaakt worden.
Als de autorisatie voor het ondertekenen van de machtiging op een andere manier is geregeld dan hierboven beschreven moet er ook een juridisch document worden bijgevoegd waarin deze regeling wordt omschreven.
BELANGRIJK: de handtekening op het formulier moet identiek zijn aan de handtekening op het identificatiebewijs. Personen die bijvoorbeeld zowel een Chinese als een westerse handtekening hebben moeten dezelfde handtekening zetten als die op hun identificatiebewijs te zien is.
Bijlagen bij het formulier
Er zijn een aantal zaken die als bijlage bij het formulier moeten worden gevoegd:
- Een kopie van het identificatiebewijs van iedere persoon die het formulier of een aan het formulier toegevoegde machtiging heeft ondertekend
- Een uittreksel van de Kamer van Koophandel van de onderneming die op het formulier staat. Het uittreksel mag niet meer dan drie maanden oud zijn. Voor Duitse bedrijven mag dit een uittreksel zijn van de Handelskammer en voor Britse bedrijven een uittreksel van het Companies House extract
- Getekende machtigingsdocumenten, mits van toepassing
- Andere juridische documenten die aantonen dat de persoon die getekend heeft inderdaad gemachtigd is dat te doen
Neem contact met ons op
Wanneer je vragen hebt over het afgeven van een volmacht, neem dan contact op met één van onze specialisten. Zij helpen je graag.
