DMS 4.1 implementeren

Welke gevolgen heeft de implementatie van DMS 4.1 voor bedrijven? 

Vervanging van de bestaande douane systemen heeft gevolgen voor vergunninghouders IIAA (Inschrijven in de administratie van de aangever). 

IIAA-vergunninghouders moeten tijdig een keuze maken binnen de varianten die DMS 4.0 en DMS 4.1 bieden.

 Voor de meeste bedrijven zal de grootste impact de noodzaak zijn van het sturen van een elektronisch aanbrengbericht via DMS 4.1. Met dit bericht biedt men de goederen aan bij de douane voordat ze worden opgenomen in de administratie van de aangever.

Op dit moment kun je, als je voldoet aan de AEO-criteria, profiteren van omstandigheden waarin goederen in je administratie kunnen worden opgenomen zonder aangifte. Bijvoorbeeld de DIN/DEN-procedure of als de goederen aankomen op een T1-document.  

Als je de GPA- of SPA-(maandaangifte)procedure gebruikt, zijn er nog meer veranderingen, dit met betrekking tot extra aangiften en auditfiles, wanneer bedrijven de ketenregeling gebruiken.

Hoe moeten bedrijven zich voorbereiden op de implementatie van DMS 4.1? 

De beste manier om de implementatie van DMS 4.1 te begeleiden is door het proces toe te vertrouwen aan een van je ervaren declaranten of projectmanagers. Als je hulp van buitenaf nodig hebt, kun je een douaneconsultant inhuren om ervoor te zorgen dat de migratie goed verloopt. 

Hieronder volgt een korte checklist met de processtappen die kunnen helpen bij de implementatie van DMS 4.1. Deze lijst is niet volledig en zal niet voor alle bedrijven precies hetzelfde zijn. We nemen deze punten met klanten door om er zeker van te zijn dat de veranderingen volledig zijn afgedekt en door iedereen in de organisatie worden begrepen: 

• Laat de douane weten welke DMS 4.1 procedures je van plan bent te volgen.  
• Begrijp de implicaties van DMS 4.1 voor: 
  • Je processen, afdelingen en interacties met derden. 
  • De vereiste datasets en de impact op IT-systemen. 
  • Veranderingen in procedures en tekortkomingen van interne kennis. 
  • Kosten voor het aanpassen en controleren van systemen en personeel.
• Bespreek de veranderingen met alle interne en externe belanghebbenden. 
• Stel een plan op voor de implementatie van DMS 4.1, zorg ervoor dat taken redelijkerwijs worden gedelegeerd, dat iedereen zijn rol begrijpt en dat er een minimale verstoring van de werkzaamheden is. 
• Organiseer goede communicatiekanalen tussen interne medewerkers, leveranciers en douane. 
• Pas alle procedures en werkinstructies met het oog op de implementatie van DMS 4.1. 
• Bereid de migratie voor en evalueer deze regelmatig. 
• Informeer medewerkers en geef uitgebreide voorlichting over hoe hun rollen zullen veranderen. 
• Begeleiden van training en live implementatie van het gebruik van DMS 4.1. 
• Voltooi de migratie van AGS/GPA/SPA naar DMS 4.1. 
• Continu bewaken en evalueren van de voortgang, mede om snel aanpassingen te signaleren en door te voeren zodat geen zaken gemist worden.
• Waarborgen van nieuwe processen en procedures. 

Tijdens de migratie zal de douane de IIAA vergunning herbeoordelenen mogelijk ook de AEO vergunning, aangezien AEO verplicht is voor de IIAA procedure met ketenregeling.  

Bestaande IIAA-vergunninghouders moeten tijdig, doch vóór 1-12-2023, een keuze maken binnen het DMS-systeem. Gaan ze voor de normale procedure in DMS 4.0 of kiezen ze voor een van de IIAA-procedures. Als de IIAA-vergunning ingetrokken voert de douane geen herbeoordeling uit.

Omdat DMS 4.1 een vereenvoudiging is, moet aan de AEO vereisten worden voldaan bij IIAA zonder ketenregeling. Je hoeft dan geen AEO-vergunning te hebben, als je kan aantonen aan de douane dat je wel aan de eisen voldoet.

Bij IIAA met ketenregeling is een AEO-vergunning wel verplicht. 

Hulp nodig bij de implementatie van DMS 4.1?  

Customs Support kan je helpen bij zowel de voorbereiding als de implementatie van DMS 4.1, maar ook bij het aanvragen van vergunningen of de verlenging van AEO.  

Als je besluit door te gaan met de normale procedure, kunnen we ook de plaatsingsaangiften voor je douane-entrepot doen. Hierdoor kun je verder zonder dat je een IIAA vergunning of DMS 4.1-software nodig hebt – daar beschikken wij al over.

Neem vandaag nog contact met ons op om de beste aanpak voor jouw bedrijf te bespreken.