“In mijn vorige banen heb ik de kennis opgedaan om processen te optimaliseren. Hunkemöller vroeg me om mijn ervaring bij hen in te zetten, met name op het gebied van transport, import en export.” Ruim een jaar is Richard Lans nu Global Freight and Customs Manager bij Hunkemöller, maar hij beschikt over een ruime ervaring bij andere merken.
Samen met Senior Customs Consultant van Customs Support Jens Stevens bespreekt Richard de samenwerking tussen beide bedrijven. Die begon met een Compliance Scan – de dienst van Customs Support die destijds nog ‘Quick Scan’ heette. Die vond plaats nét voordat Richard in dienst trad van het wereldwijd opererende lingeriemerk, Jens was toen al wel actief bij Hunkemöller. “Sterker nog, het was één van mijn eerste opdrachten bij Customs Support.”
“Op mijn eerste dag kwam Jens naar mij toe met de mededeling dat uit die scan een aantal bevindingen waren gekomen”, kan Richard nu de uitdagingen uiteindelijk zijn getrotseerd lachend melden. “Dat was een mooie binnenkomer.” Tijdens een Compliance Scan beoordelen de specialisten van Customs Support de bestaande processen bij klanten. Met behulp van data-analyses stellen ze vervolgens een rapport op over de kansen, verbeterpunten en mogelijke risico’s in de hele douane-keten bij een bedrijf.
Vergunningen onder de loep
Jens legt uit: “Hunkemöller beschikte over een aantal douanevergunningen, die ze graag wilden houden: AEO, entrepotvergunning en IIAA (Inschrijving In de Administratie van de Aangever). We hebben die vergunningen en de betreffende voorwaarden op een rij gezet, om te kijken of het bedrijf er nog steeds aan voldeed. Daaruit volgden een aantal aanbevelingen, waarbij we ook de overgang van de douane naar DMS4.1 direct meenamen. We namen daarbij de hele administratie, de processen en de interfaces onder de loep.”
Uit het plan van aanpak kwam een verrassende wending, zeker ook omdat Hunkemöller juist in de afgelopen tijd de overstap maakte naar een nieuwe dc. In Almere bouwde het bedrijf een nieuwe distributiecentrum, omdat het bestaande in Hilversum niet meer voldeed. “Mede op basis daarvan heeft Hunkemöller haar keuzes gemaakt”, stelt Jens. “Bijvoorbeeld door te zeggen dat er voorlopig niet voldoende capaciteit en financieel voordeel was om de entrepotfunctie te behouden.” “Door de nieuwbouw zou er tijdelijk niet voldoende capaciteit zijn om alle veranderingen door te voeren en het financieel voordeel van het hebben van een entrepotvergunning was minder rendabel dan verwacht.”
Kostenbesparing door vergunningen in te trekken
Door eerlijk te kijken naar de verschillende vergunningen, bespaart Hunkemöller uiteindelijk in de kosten. We trokken vergunningen in, omdat de douanerechten te minimaal waren ten opzicht van de kosten. Belangrijk, in deze tijden. “Net als alle retailers, heeft Hunkemöller ook te maken met pittige tijden”, stelt Richard Lans. “Verschillende retailorganisaties hebben het moeilijk, dus kostenbesparing is belangrijk. Door heel goed te kijken naar de efficiency, heeft Customs Support ons daarin goed geholpen. Zodoende kunnen we de overstap naar het nieuwe dc met een gerust hart maken en onze stappen in het douaneproces ook goed verantwoorden.”
Besparing door processen uit te besteden
Customs Support kreeg én nam daarbij de leidende rol in, als specialist. “Het is altijd goed om je procedures te evalueren. Dat is hier dus ook gebeurd. De verhuizing naar een nieuw dc en de overgang van AGS naar DMS waren hiervoor aanleiding. Wat doen we en wat kunnen we beter doen? Of beter niet meer doen? We konden mede geholpen door de verhuizing dieper in de processen gaan kijken.”
Doordat we bepaalde processen uitbesteden, hoeven we ook weer minder vergunningen te hebben. En dat scheelt weer in de hele linie, hoofdzakelijk in extra personeels- en applicatiekosten.
Eén van de uitkomsten uit die analyses is, dat Hunkemöller kosten kan besparen door zaken uit te besteden. “En doordat we bepaalde processen uitbesteden, hoeven we ook weer minder vergunningen te hebben. En dat scheelt weer in de hele linie, hoofdzakelijk in extra personeels- en applicatiekosten. En interne processen die voor de betreffende vergunningen opgezet waren, kunnen nu deels vereenvoudigd worden, omdat verschillende maatregelen niet meer van toepassing zijn”, weet Lans. “Straks, als we eenmaal de overstap maken en het nieuwe dc op volle toeren draait, zullen we alles nogmaals evalueren.”
“Veel bedrijven hebben blinde vlekken, het is dan goed dat er met een frisse blik naar de processen wordt gekeken”, zegt Jens Stevens. “Niet alleen om de risico’s te bepalen, maar juist ook om improvements te realiseren. Zodat je uiteindelijk efficiënter bent en kosten kunt besparen.”
Jens vervolgt: “Vaak zitten mensen al lang op een positie, dan hebben we vaak niet door wat er bijvoorbeeld in de douanewereld allemaal veranderd en al geautomatiseerd kan worden – ze werken immers al heel lang op dezelfde plek en op een bepaalde manier. Als externe consultant kunnen we dan juist met nieuwe ideeën komen.” Richard Lans beaamt zijn woorden, kijkend naar de situatie bij Hunkemöller: “Het bedrijf is enorm gegroeid de afgelopen jaren, waarbij mensen bleven werken op de manier zoals ze dat altijd deden.”
“Dat terwijl het tegenwoordig op een andere manier efficiënter kan. Als je toekomstgericht wilt werken, moet je daarom dit soort scans blijven uitvoeren; om je organisatie scherp te houden. Zo kun je de blinde vlekken – die er in iedere organisatie zijn – ontdekken. En er iets aan doen.”
Veranderingen doorgevoerd in korte tijd
“We zijn terug gegaan naar de basis. Wat kan Hunkemöller goed en wat minder?” Jens: “We hebben veranderingen aangebracht in positieve zin.” Richard neemt weer over: “En dat in hele korte tijd, binnen een half jaar. Het mooie is dat we de hele organisatie mee kregen om dit ook echt zover te krijgen. Wat dat betreft is het een voordeel dat een externe partij de conclusies trok, dan is het gemakkelijker om veranderingen te realiseren. Sowieso brengt een partij als Customs Support natuurlijk kennis mee. Van actuele ontwikkelingen, maar ook van andere partijen. Én ze kennen de uitdagingen voor ons als retailbedrijf. Wat ik het belangrijkst vind: we deden het als partners, met als doel om Hunkemöller nog beter te laten functioneren.”
Interesse in onze Compliance Scan? Klik hier voor meer informatie of neem gelijk contact op met een van onze specialisten.
