Vertel ons over Transvenlo
“Transvenlo is een logistiek bedrijf in Venlo dat sinds 1979 actief is. Wij zijn hét adres voor distributie van palletzendingen in de hele EU. Hiernaast zijn we het enige Benelux-lid van het in het VK gevestigde Palletforce-netwerk. Wij richten ons op vrachtvervoer over de weg en organiseren dagelijks meerdere groepage-zendingen over het kanaal.
Sinds Brexit moeten transporteurs die onze service gebruiken om de grens tussen de EU en het VK over te steken, aan de ene kant een exportaangifte doen en moeten hun geadresseerden aan de andere kant een aangifte tot invoer laten verzorgen.
Brexit had grote impact op onze werkzaamheden, want we moesten opeens rekening houden met douaneregels voor een groot deel van onze dienstverlening.
We werkten al samen met Customs Support Nederland voor onze internationale inklaringen. Wij zien meerwaarde in het uitbesteden van deze werkzaamheden aan een neutrale leverancier van douanediensten wiens werk, IT-structuur en kennis van deze complexe sector aansluiten bij de behoeften van ons bedrijf.
Om onze wegvrachtdienst tussen de EU en het VK efficiënt te houden en het risico op vertragingen te verminderen, hebben we besloten om onze samenwerking met Customs Support te intensiveren en hen te vragen de inklaring te verzorgen voor ons groepage-vervoer die tussen de EU en het VK reizen.”
Wat was de grootste uitdaging toen je hulp zocht voor post-Brexit douanezaken?
“Voor ons was het belangrijk dat we samenwerkten met een partij die de gegevens van ons bedrijf niet voor eigen doeleinden kon gebruiken. Veel douane-expediteurs zijn verbonden aan vrachtvervoerders, dus we zijn voorzichtig bij het selecteren van bedrijven om mee samen te werken.
Aan de EU-kant maakten we al gebruik van Customs Support in Venlo, dus we kenden en vertrouwden hen. Voor het Verenigd Koninkrijk moesten we iemand anders zoeken omdat Customs Support daar nog niet volledig aanwezig was.
Toen hebben we contact opgenomen met UK Customs Solutions, een neutrale douane-expediteur in het Verenigd Koninkrijk die inmiddels is overgenomen door Customs Support. Er waren op dat moment geen plannen voor overname, dus we hebben geluk gehad dat het onze partner was die werd overgenomen en dat we konden blijven werken met mensen als Gary Harrold en Tom Edwards.”
Hoe heeft Customs Support je geholpen?
“Alles werkte fantastisch met de twee partijen [Customs Support en UK Customs Solutions] aan beide kanten van de grens.
Hoewel de hele industrie leerde van Brexit, hadden we het gevoel dat beide bedrijven ons heel goed begeleidden in de aanloop en tijdens de eerste hectische maanden. Ze waren proactief met trainingswebinars om ons te helpen begrijpen wat we moesten doen en we hebben altijd korte communicatielijnen gehad met Gary, Tom, Rick en andere belangrijke mensen wanneer we hulp of begeleiding nodig hadden.
Onze soepele overgang naar het afhandelen van inklaringen naast ons transport hielp onze klanten echt om vertrouwen te houden in wat we leverden. In die tijd hadden veel wegtransportbedrijven te maken met complicaties bij de douane, wat resulteerde in achterstanden.
Handelaren werden ongeduldig en veranderden van vrachtvervoerder vanwege problemen, dus we bleven onze volumes vergroten en konden dat met vertrouwen doen omdat onze partners wisten wat ze deden.
Naarmate we de processen beter onder de knie kregen, zijn we begonnen met het vooraanmelden van al onze voertuigen om onze efficiëntie te verbeteren - zelfs voor onze groepagevrachten. Dit was vóór de invoering van de Goods Vehicle Movement Service, dus we hadden al de gewoonte om vooraf aan te melden voordat dit verplicht werd.
We hadden het gevoel dat alles heel efficiënt verliep, maar toen kwam UK Customs Solutions bij Customs Support en zij verrasten ons met digitale end-to-end inklaringen.
Nu sturen we één instructie naar Customs Support en zij sturen ons tegelijkertijd de uitvoer- en invoeraangiften terug. Dat is nog efficiënter en het vergemakkelijkt de zaken voor ons.”
Heb je kunnen profiteren van andere digitale oplossingen?
“Een van de hoofdbrekens die we hebben gehad met Brexit douane-inklaringen is het vinden van de juiste persoon om papierwerk te ondertekenen, waarna het ook weer tijdig teruggestuurd moet worden naar ons.
Stel dat we een zending hebben voor een nieuwe klant en we proberen hun volmacht te krijgen, maar de gemachtigde is weg en niet in staat om de benodigde documentatie af te drukken, te ondertekenen en te scannen.
Soms wachten we wel twee weken op hun handtekening, maar om compliant te blijven, kunnen we de goederen niet inklaren zonder deze toestemming. Het kan frustrerend zijn voor handelaren om te wachten, maar we moeten respecteren dat compliance een prioriteit is voor de supply chain op de lange termijn.
Customs Support heeft ons een gamechanger geleverd die dit probleem aanpakt: het online klantenportaal. Naast de mogelijkheid om al onze in- en uitklaringen in te zien, kunnen we ook het volmachtproces digitaliseren, zodat onze klanten hun autorisatie met een paar klikken kunnen voltooien.
Het is een uitstekende tool voor ons omdat het zo gebruiksvriendelijk is voor iedereen die erbij betrokken is.”
Wat zijn in het algemeen de belangrijkste voordelen van de samenwerking met Customs Support?
“We zijn ongelooflijk blij met de manier waarop Customs Support met ons heeft samengewerkt aan beide kanten van de grens, zowel als aparte bedrijven met UK Customs Solutions als onder dezelfde paraplu.
Enkele van de belangrijkste punten die we uit deze samenwerking kunnen halen, zijn…
Dubbele douane-inklaringen
“Eén e-mail, twee inklaringen, geen gedoe. We sturen één instructie naar Customs Support en zij zorgen dat we alles op tijd terugkrijgen. Het is eenvoudig en gemakkelijk te regelen.”
Digitale oplossingen
“Customs Support biedt ons snelle en nauwkeurige end-to-end inklaringen dankzij hun EDI-integraties en geavanceerde data-mapping, maar er is meer.
Het klantenportaal, inclusief de volmachtfunctie, is iets dat we samen met hen als eerste hebben kunnen testen en na de lancering hebben kunnen gebruiken. Hun digital-first benadering gaat niet alleen over wat ze kunnen; het is klantgericht in de zin dat het doel is om ons als klanten hoogwaardige service te bieden.
We weten dat ze nog meer digitale oplossingen in de pijplijn hebben zitten.”
Vertrouwde begeleiding in tijden van verandering
“Hoewel Customs Support is gegroeid door overnames, is het duidelijk dat de nieuwe partijen zijn gekozen vanwege hun waarden en expertise.
Zowel Customs Support Nederland als UK Customs Solutions gaven deskundig advies over Brexit voor en na de overgangsdatum en dat maakte het verschil voor ons bedrijf. Terwijl andere bedrijven in de problemen kwamen, konden wij het in ons tempo aan.
Als er andere veranderingen in de douanewereld plaatsvinden, weten we dat we op Customs Support kunnen vertrouwen voor deskundige en proactieve begeleiding, zodat we deze veranderingen kunnen blijven opvangen.”
Een persoonlijk tintje
“Een van de dingen die we waarderen aan onze samenwerking met Customs Support is dat, hoewel zij hun automatisering en digitalisering van processen stimuleren, we nog steeds korte lijnen met hen hebben en dat het voor ons een zeer persoonlijke service is.”
Hoe zie je de samenwerking met Customs Support groeien?
“We zijn gespecialiseerd in het leveren van wegvracht en palletdistributie in de hele EU en het VK, maar dat is niet alles wat we doen. Als expediteur krijgen we vaak verschillende vragen en - zoals we hebben gezien met Brexit en de aanhoudende sancties met Rusland - supply chains kunnen heel snel veranderen.
Het is goed voor ons om te weten dat Customs Support er is om met ons samen te werken als we iets moeten aanpassen of anders moeten doen. En we hebben het volste vertrouwen in het advies en de oplossingen die ze bieden.”
#WeAreCustomsSupport
Een neutrale aanbieder van douanediensten in de hele EU en het Verenigd Koninkrijk, met meer dan 2000 specialisten verenigd in meer dan 13 landen. Wij bieden lokale expertise, moderne digitale oplossingen en een persoonlijke service, waar in Europa je ons ook nodig hebt. Neem contact met ons op voor meer informatie.
