Wat is een uitdaging die je hebt opgelost met digitale interfacing voor de douane?
Een klant van ons wilde zijn douaneafhandeling uitbesteden, maar maakte zich zorgen over kwaliteit van de gegevens als er een ander systeem bij betrokken was. Deze klant heeft meerdere entrepots en heeft accijnsproducten, dus eventuele fouten bij het delen van gegevens zouden later een groot probleem kunnen zijn.
Wat wij moesten doen was een digitale interface creëren die de gegevens bruikbaar maakte voor onze declaranten en deze vervolgens andersom herstructureren zodat hun systemen nauwkeurige updates konden ontvangen. Op die manier kunnen de twee systemen met elkaar praten.
Dit is wat we doen wanneer we end-to-end inklaringen verwerken, aangezien de douanesystemen in elk land anders zijn gestructureerd, dus we zijn vertrouwd met dit proces. Onze uitdaging was dat we dit moesten testen en implementeren terwijl de gegevens werden bijgewerkt met lopende operaties.
Hoe heb je de cliënt bij dit proces ondersteund?
De klant had iemand in huis die verantwoordelijk is voor het bijhouden van zijn administratie en wij moesten hem op de hoogte houden en vertrouwen geven in wat wij deden. Om dat te doen, moesten we hen bij het hele proces betrekken.
Onze klant is geen douane-expert en alles wat met gegevens te maken heeft, kan heel snel misgaan. We moesten het plan van aanpak eenvoudig maken en ervoor zorgen dat alle actiepunten volledig werden begrepen voordat elke stap werd gezet.
Het kan meer tijd kosten, maar het is altijd beter om een beetje voorzichtig te zijn dan dat je later spijt krijgt.
Nu het digitale interfacingproces van de douane is voltooid, hoe heeft de klant daarvan geprofiteerd?
De klant heeft twee belangrijke voordelen gezien sinds we dit project hebben afgerond:
Digitale interfacing van de douane bespaart tijd
De klant krijgt niet alleen de tijd terug die zijn mensen in het project investeerden, maar bespaart ook tijd voor de toekomst. Hun mensen hoeven de gegevens niet twee, drie of zelfs meer keer per beweging in te voeren, omdat de automatisering dit voor hen doet. Die tijd kan nu opnieuw in andere projecten worden geïnvesteerd.
De digitale interface van de douane vermindert het risico op fouten
Het andere grote voordeel voor onze klant is de vermindering van het risico. Elke keer dat een van hun mensen voorheen gegevens handmatig invoerde, bestond het risico dat er een fout werd gemaakt of een stap werd overgeslagen.
Een handmatig foutje is dan ook snel gemaakt: twee cijfers per ongeluk verwisseld, een nul die ergens wordt toegevoegd, of goederen die het douanesysteem verlaten zonder te worden verzonden, zodat de klant te veel belasting betaalt, een boete krijgt, of een audit wegens niet-naleving. Dit is rampzalig voor een bedrijf.
Onze klant is hier nu tegen beschermd omdat aangepaste digitale interfacing deze stappen automatiseert. Aangezien zij sterk gereguleerde goederen beheren, zijn nauwkeurigheid en naleving van de voorschriften essentieel. Zij kunnen daar nu meer vertrouwen in hebben omdat er minder handmatige invoer nodig is.
Nog opmerkingen ter afsluiting?
De digitale interface van de douane is niet altijd zo eenvoudig als het bouwen van een nieuw systeem om de kloof te overbruggen. In feite is dit vaak onpraktisch omdat het twee jaar kan duren om dat systeem te ontwikkelen, wat ook een hoog prijskaartje met zich meebrengt en het risico dat de eisen in die tijd veranderen.
Vaak moeten we die "out of the box"-oplossing vinden waarmee we de systemen kunnen verbinden zonder dat de implementatie te lang duurt of de lopende activiteiten van het bedrijf worden verstoord.
Kun jij profiteren van digitale interfacing door de douane?
Customs Support levert een reeks digitale douanediensten in de EU en het VK, ondersteund door meer dan 1700 aangevers in 13 landen.
Als je zou kunnen profiteren van het uitbesteden van je douanezaken aan een externe leverancier, zodat je je kunt richten op de logistiek van je activiteiten, neem dan vandaag nog contact op met een van onze deskundigen voor meer informatie over digitale douanezaken.
