Voorafaangifte
Zowel de Douane als Portbase geven aan dat de voorafaangifte, de sleutel is vanaf 4 oktober.
Wat is nu deze voorafaangifte en moet u als klant/opdrachtgever hier iets mee?
Een voorafaangifte is zoals de naam al zegt een aangifte vooraf. Volgens de douane wetgeving mag er pas een aangifte ingediend worden op het moment dat ze op een toegelaten locatie in Nederland staan. Echter is dat niet voor alle logistieke stromen wenselijk en bestaat er ook een voorafaangifte.
Deze aangifte kunnen we maximaal 30 dagen voordat de zending aankomt in Nederland indienen. Deze aangifte bevat dezelfde informatie als een normale aangifte, maar wordt alleen vooraf ingediend. Het voordeel van deze aangifte is dat op moment dat de douane de aangifte ontvangt al teruggekoppeld wordt of deze aangifte later gecontroleerd moet worden of niet. Met andere woorden wij weten al vooraf of we een actie moeten doen voor een controle of dat wanneer de zending aankomt deze direct vrijgegeven worden.
U als klant/opdrachtgever hoeft hier niets extra’s voor te doen, behalve het tijdig aanmelden van de zending. De rest regelt Customs Support voor u.
Als de zending aangekomen is in Nederland moet er een additioneel bericht ingestuurd worden naar de Douane, dat de zending aangekomen is op locatie. Momenteel wordt in samenwerking met onze software leverancier een geautomatiseerde oplossing ingericht, zodat dit bericht geautomatiseerd ingediend wordt op het moment dat de zending gelost wordt op de kade.
Voor u als klant betekend dit, dat 7 dagen per week 24 uur per dag de zendingen vrijgegeven worden (indien er geen controle gaat plaats vinden).
Natuurlijk kunnen wij als Customs Support op het gebied van de aangifte een aantal zaken goed inrichten, maar hebben we ook uw hulp hard nodig.
Wat kunt u als klant doen om het gehele proces na 4 oktober zo soepel mogelijk te laten verlopen?
1. Kijk goed naar uw logistieke stroom en zorg voor duidelijke instructies naar de diverse partijen.
Voor u als klant is het van belang uw logistieke stroom goed georganiseerd te hebben. Wie verzorgt de aangifte in Nederland, van wie krijgt u de documenten, wie verzorgt het vervoer, wie zorgt voor de upload in Portbase van de aangifte etc.
Customs Support verzorgt uw douane aangifte in Nederland. Bij een eventuele controle naar aanleiding van deze aangifte, wordt door Customs Support met u contact opgenomen. Ontvangt u geen bericht over uw zending, wordt deze bij aankomst vrijgegeven.
Het is van belang dat u de opdracht voor de douane aangifte aan één partij in de keten verstrekt. De reden hiervoor is dat na 4 oktober het niet meer mogelijk is twee aangiftes voor dezelfde zending in te dienen.
Voorbeeld
U geeft aan Customs Support de opdracht om de goederen op container ‘X’ met BL ‘Y’, aan te geven. De container/BL bevat 100 colli en een gewicht van 15.000 kg bruto. Wanneer een andere partij een zelfde aangifte maakt voor deze zending en deze eerder indient, zal door het CVB de aangifte van Customs Support geweigerd worden. Immers is het BL reeds afgeschreven door de inklaring van de andere partij.
Ook is het van belang om in uw instructies duidelijk aan te geven of u van Customs Support verwacht de aangifte in Portbase te uploaden. Indien één aangifte twee keer toegevoegd wordt in Portbase, wordt de zending door Portbase geblokkeerd.
Om de blokkade op te lossen moet er contact opgenomen met Portbase. Wat voor extra vertragingen voor uw zendingen zorgt.
2. Controleer de gegevens van uw opdracht aan Customs Support
De opdracht aan Customs Support kunt u vooraf controleren. Ten eerste is het van belang dat de opdracht volledig is. Onder volledig wordt verstaan dat alle benodigde informatie in de opdracht staat of is toegevoegd. Denk hierbij aan de factuur, paklijst, locatie van de goederen, verwachtte aankomst datum en tijd van de zending en Master BL nummer/zendingsnummer.
Buiten deze gegevens is het van belang dat het gewicht en colli vermeld op de paklijst overeenkomen met het (bruto)gewicht op het Master BL/zendingsnummer. U kunt dit vooraf controleren aan de hand van Portbase of de kopie van het BL welke u misschien ontvangen heeft.
Heeft u geen beschikking over deze gegevens vraag dan bij de vervoerder of de rederij de actuele gegevens die vermeld staan op het BL op.
Voor Customs Support is de factuur/paklijst leidend voor de opmaak van de aangifte. Maar met de start van het CVB moeten de gegevens van het BL overeenkomen met de aangifte.
Niet enkel de gegevens op het BL zijn van belang, ook het nummer van het BL zelf. Een BL nummer is opgebouwd uit een SCAC-code en opvolgende cijfers.
Let op, enkel de Master BL kunnen gebruikt worden bij een aangifte. Een House-BL of ander BL worden door het CVB niet geaccepteerd.
Voor het vervoer vanuit het VK worden ook BL’s gebruikt, echter worden die vaak zendingsnummers genoemd. Een zendingsnummer wordt uitgegeven door de ferrymaatschappij en moet voldoen aan de volgende opbouw.
3. Meld uw zending zo tijdig mogelijk aan
Indien wij uw aanmelding tijdig ontvangen kunnen wij alvast de aangifte (met een vooraf aangifte) indienen. Volgt er een controle kunnen we dat voor aankomst van de zending al regelen. En zonder controle krijgt u uw aangifte direct terug.
Zorg daarom dat uw aanmelding juist en tijdig is, zodat de medewerkers van Customs Support ook snel voor u aan de slag kunnen.
4. Wijzigen gegevens van het BL
Als blijkt dat de gegevens op het BL gewijzigd moeten worden, neem dan contact op met de rederij. Customs Support is geen houder van het BL en kan dus de gegevens op het BL niet laten wijzigen.
5. Kredietruimte
Uw betalingen worden continu (24/7) gecontroleerd en verwerkt in uw kredietruimte.
Als uw kredietruimte is verbruikt , kunnen uw opdrachten vertraging oplopen omdat het systeem dan vast staat.
Gaarne verzoek om uw kredietruimte in de gaten te houden en als u 80% verbruikt heeft dan een betaling te doen zodat u niet in de problemen komt qua vervoer etc (zeker met het oog op het geautomatiseerd verwerken van de vooraf aangifte in de avonduren en weekenden).
Vanuit Customs Support gaan wij op zeer korte termijn onze klanten informatief, geautomatiseerd, informeren (mailing) indien 80% van de kredietruimte is verbruikt.
